Hoe stel ik de Op Tijd module van Plan-IT Online in?

Volg onderstaande stappen om Plan-IT Online op tijd correct in te stellen:

1. Ga naar de website https://www.plan-it-online.com en log in met je gegevens.
   
   
2. Selecteer linksboven de vestiging die je wilt instellen:

Na het kiezen van de vestiging maak je groepen aan. Plan-IT Werkplaats gebruikt deze groepen om specifieke werknemers te koppelen aan de werkzaamheden van Plan-IT Online op tijd.

3. Ga in het hoofdmenu naar de optie Werkzaamheden → Groepen

4. Maak de gewenste groepen aan.

Om meer groepen toe te voegen wanneer alle velden gevuld zijn, klik je op de knop Opslaan. Nadat de pagina is ververst komt er bij de groepen onderaan een nieuw leeg veld bij. Herhaal dit tot je alle gewenste groepen heeft toegevoegd.

Na het aanmaken van de groepen ga je op de pagina naar boven om de werkzaamheden aan te maken. Er zijn twee soorten werkzaamheden: hoofdwerkzaamheden (Radiobutton) en extra werkzaamheden (Checkbox).

Stel bij elke werkzaamheid in aan welke Groep deze moet worden gekoppeld, of laat het veld staan op alle bewerkingen wanneer alle monteurs de werkzaamheid kunnen uitvoeren.

Vul het aantal AE (arbeidseenheden) in om aan te geven hoeveel tijd een werkzaamheid in beslag neemt. Aan de hand van de ingestelde AE's kijkt Plan-IT Werkplaats waar er in de planning ruimte is om de werkzaamheden te kunnen plannen.

Instellen Plan-IT Werkplaats

Ga naar Plan-IT Werkplaats om de koppeling met de online module instellen, zodat de online module de beschikbaarheid van het planbord kan uitlezen.

1. Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem.
2. Selecteer de optie Instellingen.
3. Ga in de bovenste rij tabbladen naar het tabblad Koppelingen.
4. Ga in de tweede rij tabbladen naar het tabblad Online module.
5. Selecteer in het veld Online module de optie Plan-IT Online.
6. Vul bij de velden Login en Wachtwoord de gegevens in van de vestiging waarmee je wilt koppelen.
7. Vink de optie Op tijd plannen aan.

Klik rechtsonder op de knop Opslaan wanneer alle gegevens zijn ingevuld. Na het opslaan stelt Plan-IT de vraag of de bezetting moet worden overgestuurd. Op dit moment klik je op de knop Nee. Dit zal pas na het aanmaken van de kalender moeten worden overgestuurd.

Koppelen medewerkers

1. Klik bovenaan in de menubalk op de optie Bestand.
2. Selecteer de optie Werknemer.
3. Klik in het veld Naam op de knop  om een werknemer te selecteren, en klik op de knop OK.
4. Aan de werknemer kan een groep worden gekoppeld zoals in de afbeelding hieronder wordt getoond:

5. Klik op de knop Opslaan om de wijzigingen bij de werknemer op te slaan.
6. Klik op de knop Annuleren wanneer je bij alle werknemers de groepen heeft gekoppeld, om het werknemer venster te sluiten.

Bij het sluiten van het venster zal de vraag worden gesteld om de bezetting opnieuw over te sturen. Op dit moment klik je op de knop Nee.

Bewerkingen aanmaken

Wanneer een klant online een afspraak maakt, plaatst Plan-IT Online een reservering op het planbord. Je kunt deze reserveringen een specifieke kleur geven door bewerkingen aan te maken met exact dezelfde naam als de hoofdwerkzaamheid in Plan-IT Online op tijd.

1. Klik bovenaan in de menubalk op de optie Bestand.
2. Selecteer de optie Bewerking.
3. Het Bewerking venster opent. Vul in het veld Naam de naam in die ook bij Plan-IT Online op tijd is ingevuld.
4. Selecteer in het veld Kleur een kleur die je reserveringen voor deze afspraak wilt geven.

Kalender aanmaken

Ten slotte maak je de kalender aan.

Kies een bepaalde tijdsduur voor de AE (arbeidseenheid) waarmee je wilt gaan werken, bijvoorbeeld 30 minuten. Er zullen dan blokken van 30 minuten aangemaakt moeten worden (rekening houdend met de pauzes).

1. Klik bovenaan in de menubalk op de optie Bestand.
2. Selecteer de optie Kalender.
3. Het Kalender venster verschijnt. Selecteer linksonder de gewenste werknemer.

Maak nu voor de eerste dag de gewenste dagindeling, in blokken van een AE (arbeidseenheid). In dit voorbeeld stellen we de dagindeling in van 8:00 tot 17:00 met een pauze tussen 12:30 en 13:00.

1. Klik met de rechtermuisknop op een dag en selecteer de optie Dag Wizard.

2. Vul in de velden de juiste tijden in. Bijvoorbeeld zoals het onderstaande voorbeeld
   
   
   
3. Klik ten slotte op de knop OK.

De eerste dag van de kalender wordt gevuld en zal er als volgt uitzien:

Kopieer nu de gevulde dag naar de rest van de week. Klik met de rechtermuisknop op de gevulde dag en selecteer de optie Kopiëren:

Klik daarna met de rechtermuisknop op de lege dagen in dezelfde week en selecteer steeds de optie Plakken tot de hele week gevuld is.

De gevulde week ziet er nu zo uit:

Kopieer nu de volledige week door met de rechtermuisknop op het weeknummer te klikken, en selecteer de optie Kopiëren:

Klik nu met de rechtermuisknop op het weeknummer van een lege week, en selecteer de optie Plakken speciaal:

Voor de rest van het jaar zal uw kalender als volgt uitzien:

Indien je ook de kalenders van andere werknemers wilt vullen, selecteer je linksonder in het veld Werknemer de andere werknemer. Je kunt meteen de optie Plakken speciaal gebruiken om dezelfde gekopieerde gevulde week ook bij andere werknemers tot het einde van het jaar te vullen.

Andere groep op een specifieke dag

De monteurs zijn op alle dagen in de kalender beschikbaar voor de groepen die eerder zijn ingesteld bij de monteurs in het werknemer venster. Het kan echter wenselijk zijn om monteurs op specifieke dagen voor een andere groep beschikbaar te maken. Wanneer er bijvoorbeeld bandenwissel dagen zijn, of een speciale actiedag voor 1 specifieke werkzaamheid. Deze tijdelijke andere groep stel je in via de kalender.

Klik daarvoor met de rechtermuisknop op de dag waar je een andere groep op wilt instellen, en selecteer de optie Online module.

Er verschijnt een klein venster met daarin de datum, en een dropdown menu waarin je de gewenste alternatieve groep kunt selecteren.
Wanneer er ook een tweede online module is gekoppeld, staat er ook een mogelijkheid om de monteur op deze dag beschikbaar te maken voor een groep uit de tweede module. Zet dan een vinkje bij die optie.
Klik op de knop Opslaan wanneer de gewenste groep is geselecteerd.

Het pop-up venster verdwijnt, en de andere ingestelde groep komt nu op de geselecteerde dag te staan.

De monteur is op deze dag niet meer beschikbaar voor de standaard groepen die staan ingesteld in het Werknemer venster, maar alleen voor de groep die op deze manier in de kalender staat ingesteld.
Je kunt deze dag met de anders ingestelde groep ook kopiëren en plakken naar andere dagen, of naar de kalender van een andere monteur.

Wanneer de kalenders van alle werknemers zijn gevuld klik je rechtsonder op de knop Sluiten. Er verschijnt een pop-up venster met de vraag of je de online module wilt bijwerken. Druk nu op de knop Ja.

Wanneer het bijwerken voltooid is zijn de werknemers met online werktijdblokken beschikbaar voor online tijdsafspraken. Deze zullen nu in het planbord terecht komen als reserveringen.