Hoe kan ik de e-mail adressen instellen voor de vervangend vervoer afdeling?

In Plan-IT is het altijd al mogelijk geweest een e-mail naar de verhuurafdeling te sturen als het vervangend vervoer vinkje wordt aangezet in de werkorder (als er geen vervangend vervoer van Plan-IT zelf gekozen wordt).

Volg onderstaande stappen om een optie aan te vinken waardoor altijd de vraag komt of er een mail naar de verhuurafdeling gestuurd moet worden.

1. Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem.
2. Selecteer de optie Systeem instellingen.
3. Klik op het tabblad Koppelingen.
4. Ga in de tweede rij tabbladen naar Mail.
5. Kies het tabblad Vervangend vervoer mail
6. Vink de optie Altijd vraag stellen of de e-mail moet worden gestuurd aan.

Met deze optie aangevinkt zal in Plan-IT bij elke werkorder waarin vervangend vervoer is gekozen, een pop-up venster tonen met de vraag of u de vervangend vervoer e-mail wilt sturen, ook als er een eigen Plan-IT vervangend vervoer gekozen is.:

Op deze manier kunt u de verhuurafdeling laten weten wat de klant voor voorkeur heeft m.b.t. het vervangend vervoer. (U maakt dan geen vervangend vervoer aan in Plan-IT, maar verschillende type auto's).

Specifiek e-mail adres

Als laatste toevoeging is er de mogelijkheid om bij een vervangende auto een specifiek e-mail adres in te geven. Als hier een e-mail adres staat ingevuld stuurt Plan-IT de verhuur mail naar dit e-mail adres. Dit maakt het mogelijk om verschillende verhuurafdelingen te gebruiken. Afhankelijk van het gekozen vervangend vervoer gaat de mail dan naar een andere verhuurafdeling.

Om een specifiek e-mail adres in te stellen bij een vervangend vervoer:

1. Klik bovenaan in de menubalk op de optie Bestand.
2. Selecteer de optie Vervangend Vervoer.
3. Het Vervangend Vervoer venster verschijnt. Klik bovenaan in het veld Type op de knop  om een vervangende auto te selecteren.
4. Vul vervolgens onderaan in het veld E-Mail een specifiek e-mail adres in waar de mail naartoe gestuurd moet worden wanneer deze vervangende auto wordt geselecteerd in een werkorder.

Als er geen specifiek e-mail adres is ingevuld bij een vervangende auto pakt Plan-IT automatisch het hoofd e-mail adres dat is ingevuld bij de Systeeminstellingen.