Hoe kan een vervangend vervoer overeenkomst digitaal ondertekend worden? (Scrive)

Om papierloos te kunnen werken is het in Plan-IT Werkplaats mogelijk om de overeenkomst van het vervangend vervoer digitaal te ondertekenen en te versturen via de e-mail.

Sinds versie 7.191.4266 van Plan-IT Werkplaats kan de overeenkomst van het vervangend vervoer digitaal ondertekend worden met Scrive.

Koppeling Scrive Aanzetten

Ga in Plan-IT Werkplaats naar Systeem → Systeem instellingen → Koppelingen → Scrive

Selecteer de optie Scrive aanzetten
Vul de inloggegevens van Scrive in
Sla de veranderingen op

Open opnieuw de Systeem instellingen en kies voor Vervangend Vervoer → Vinkjes

Selecteer bij Export Pad de locatie waar de overeenkomst kan worden opgeslagen

Controleer op het tabblad Instellingen of de Keuze vervangend vervoer document op Overeenkomst 3 staat. Bij deze overeenkomst worden automatisch de kilometerstanden, datum en tijd ingevuld.
Sla de veranderingen op

In praktijk

Maak een werkorder aan met vervangend vervoer. Zorg dat het e-mailadres van de klant is ingevuld.

Wanneer de klant het vervoer op komt halen, ga naar het Vervangend Vervoer.
Klik met de rechtermuisknop op de reservering van het vervoer en selecteer Vervoer rijdt

Vul de kilometerstand, tankinhoud en eventuele schade in

Klik nogmaals met de rechtermuisknop op de reservering en kies Reservering.
Controleer de gegevens en kies Handtekening

Controleer de klantnaam en het e-mailadres.
Als deze goed zijn kan de overeenkomst naar Scrive worden gestuurd met de knop Vertrek PDF uploaden naar Scrive.
Het DocumentID en Pin worden automatisch ingevuld als de overeenkomst goed door Scrive is ontvangen.

Open de website of app van Scrive om de klant zijn handtekening te laten zetten

Nadat de klant een geldige handtekening heeft gezet, stuurt Scrive de getekende overeenkomst met het verificatie document naar de klant en de werkplaats. In Plan-IT Werkplaats kan met de knop Document ondertekend? gecontroleerd worden of er een geldige handtekening is gezet.