Wat moet ik doen als de bezetting van Plan-IT Online en Werkplaats niet overeenkomen?

Als u de online module gekoppeld heeft aan Plan-IT Werkplaats is het van belang dat deze synchroon blijven lopen. Er kunnen verschillende redenen zijn waardoor deze een afwijkende bezetting toont.

De instellingen voor de Plan-IT Online op datum module zijn anders dan de op tijd module.

Op datum

Heeft u een op datum module? Controleer dan de volgende stappen:

Stap 1: Initialiseer bezetting online

De eerste stap die wij adviseren is om altijd eerst de bezetting in Plan-IT Werkplaats opnieuw over te sturen:

1. Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem.
2. Selecteer de optie Systeem instellingen.
3. Ga naar het tabblad Koppelingen en in de tweede rij tabbladen naar Online module.
4. Klik rechtsboven in het venster waar u nu bent u op de knop Initialiseer bezetting online.

Het kan even duren om alle data over te sturen. Controleer daarna of de online bezetting nu wel synchroon loopt.

Stap 2: Bezetting controleren

Controleer wat de online module doorkrijgt als bezetting door onderaan op de knop Bezetting te klikken.

Er verschijnt een venster met de beschikbaarheid van alle werknemers. Aan de kolommen bij de dagen is te zien hoeveel procent van de dag bezet is.

Als de online module een dag als vol laat zien zou diezelfde dag ook in dit venster vol moeten zijn.

Info: De op datum module beschouwt een reservering niet als een bezette plek in de planning. Er is immers nog geen sprake van een definitieve werkorder. Wanneer u een bepaalde plek op het planbord als bezet wilt plannen terwijl er geen werkorder staat, klik dan met de rechtermuisknop op het planbord en selecteer in het contextmenu de optie Gedeelte dag vrij.

Stap 3: Werknemer gegevens

Wanneer u een nieuwe werknemer toevoegt en u vult niets in bij Percentage actief in telling, komt deze standaard op 0% te staan. Controleer het percentage van een werknemer:

1. Klik bovenaan in de menubalk op de optie Bestand.
2. Selecteer de optie Werknemer.

3. Klik op de knop  om een werknemer te selecteren.
4. Klik in het veld Percentage actief in telling of daar het juiste percentage is ingevuld.
5. Controleer ook of de optie Niet meetellen in bezetting is aangevinkt. Hiermee wordt de werknemer namelijk niet meegeteld door de online module.
6. Klik op de knop Opslaan als u instellingen heeft gewijzigd.

Wanneer u hier zojuist gegevens heeft gecorrigeerd, stuur dan opnieuw de bezetting door om de wijzigingen ook bij de online module door te voeren. Controleer daarna of de online bezetting nu wel synchroon loopt.

Stap 4: Instellingen online module

Controleer op de Plan-IT Online beheerpagina of het percentage vol correct is ingesteld:

1. Ga naar de website https://www.plan-it-online.com en log in met uw account gegevens.
2. Selecteer linksboven de juiste vestiging.
3. Klik in het linker menu op de optie Instellingen.
4. Controleer het percentage dat is ingevuld bij de optie Percentage vol.
5. Controleer ook de instelling bij de optie Aantal dagen onbeschikbaar.
6. Klik rechtsonder op de knop Opslaan als u instellingen heeft gewijzigd.

Stap 5: Controleer de online bezetting

1. Kies in het hoofdmenu Bezetting
2. Selecteer de gewenste vestiging
3. Selecteer de gewenste begindatum. De gegevens van deze dag en 9 dagen verder worden opgehaald
4. Controleer wanneer de bezetting voor het laatst is aangepast
5. Controleer de tijd bij Totaal minuten beschikbaar en Minuten gebruikt

Op tijd

Heeft u een op tijd module? Controleer dan de volgende stappen:

Stap 1: Initialiseer bezetting online

De eerste stap die wij adviseren is om altijd eerst de bezetting in Plan-IT Werkplaats opnieuw over te sturen:

1. Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem.
2. Selecteer de optie Systeem instellingen.
3. Ga naar het tabblad Koppelingen en in de tweede rij tabbladen naar Online module.
4. Klik rechtsboven in het venster waar u nu bent u op de knop Initialiseer bezetting online.

Het kan even duren om alle data over te sturen. Controleer daarna of de online bezetting nu wel synchroon loopt.

Stap 2: Kalender controleren

Staan alle werknemers beschikbaar voor de online module? In de kalender van een werknemer zijn witte blokken werktijd zijn voor de online module niet zichtbaar, alleen geelgekleurde blokken worden doorgestuurd.

Volg de volgende stappen om een blok werktijd online beschikbaar te maken:

1. Klik bovenaan in de menubalk op de optie Bestand.
2. Selecteer de optie Kalender.
3. Selecteer onderaan in het venster dat verschijnt de gewenste werknemer.
4. Klik met de rechtermuisknop op een blok werktijd.
5. Selecteer de optie Bewerken.
6. Vink de optie Blok online weergeven aan.
7. Klik op de knop Opslaan.

Stap 3: Werknemer gegevens

Wanneer u een nieuwe werknemer toevoegt en u vult niets in bij Percentage actief in telling, komt deze standaard op 0% te staan. Controleer het percentage van een werknemer:

1. Klik bovenaan in de menubalk op de optie Bestand.
2. Selecteer de optie Werknemer.

3. Klik op de knop  om een werknemer te selecteren.
4. Controleer of de groepen goed staan ingesteld. Staat er Niet online plannen? Dan wordt de bezetting van deze werknemer niet doorgestuurd naar de online module!
5. Klik op de knop Opslaan als u instellingen heeft gewijzigd.

Wanneer u hier zojuist gegevens heeft gecorrigeerd, stuur dan opnieuw de bezetting door om de wijzigingen ook bij de online module door te voeren. Controleer daarna of de online bezetting nu wel synchroon loopt.

Stap 4: Instellingen online module

Controleer op de Plan-IT Online beheerpagina of het percentage vol correct is ingesteld.

1. Ga naar de website http://www.plan-it-online.com en log in met uw account gegevens.
2. Selecteer linksboven de juiste vestiging.
3. Klik in het linker menu op de optie Instellingen.
4. Zet om te testen de optie Voorkeurstijden op Nee en kijk of er nu wel tijden beschikbaar zijn.
5. Controleer of de optie Percentage vol aanzetten op ja staat.
6. Controleer het percentage dat is ingevuld bij de optie Percentage vol.
7. Controleer ook de instelling bij de optie Aantal dagen onbeschikbaar.
8. Klik rechtsonder op de knop Opslaan als u instellingen heeft gewijzigd.