Hoe stel ik de koppeling tussen Plan-IT Werkplaats en AAS in?

Op deze pagina leggen we uit hoe de AAS koppeling moet worden ingesteld, en hoe deze functioneert.

Koppeling instellen

Controleer eerst of de koppeling in uw licentie staat.
Klik bovenaan in de menubalk op de optie Help, en selecteer de optie Licentie informatie.
Het Licentie informatie venster verschijnt. In het veld Extra modules moet de optie XML - koppeling staan.

Neem contact op met Plan-IT wanneer deze XML koppeling optie er bij u niet bij staat, wij zullen deze dan toevoegen aan uw licentie.

1. Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem.
2. Selecteer de optie Beheer.
3. Klik eerst met de linkermuisknop op het filiaal waarvoor u de koppeling wilt instellen, om het filiaal te selecteren.
4. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op het filiaal.
5. Selecteer in het contextmenu dat verschijnt de optie Bewerken.
6. Vul in het veld Extern het nummer van het filiaal in AAS in.
7. Selecteer in het veld DMS Koppeling de optie XML.
8. Vul in het veld Import de maplocatie in waar AAS de werkorder bestanden voor Plan-IT Werkplaats neerzet.
   Neem contact op met AAS of uw systeembeheerder om te achterhalen welke locatie dit moet zijn.
9. Vul in het veld Export de maplocatie in waar Plan-IT Werkplaats de bestanden voor AAS moet neerzetten.
   Als dit dezelfde locatie is als Import kunt u het veld Export leeg laten. Plan-IT Werkplaats zal dan namelijk de locatie aanhouden die is ingevuld in het veld Import.
10. Klik ten slotte op de knop Opslaan om deze instellingen te toe te passen.
11. Sluit het beheer venster door rechtsonder op de knop Sluiten te klikken.

Selecteer nu onder het planbord het juiste filiaal waarvoor u zojuist de AAS koppeling in het beheer venster hebt ingesteld.

1. Klik vervolgens bovenaan in de menubalk weer op de optie Systeem.
2. Selecteer nu de optie Systeem instellingen.
3. Vink de optie Prikbord aanzetten aan.
4. Stel bij de optie Uren Zichtbaar in hoeveel uren u op het prikbord wilt hebben. Standaard is 3, dit kan later naar wens worden aangepast.

5. Ga vervolgens naar het tabblad Koppelingen.
6. Vink de optie Automatisch import op prikbord aan.
7. Vink ook de optie Na import direct naar bewerking springen aan.
8. Vul in het veld Extern Filiaalnr in wat het filiaalnummer in AAS is.

9. Ga vervolgens naar het tabblad Tijdregistratie.
10. Vink de optie Tijdregistratie gebruiken aan.
11. Selecteer in het veld Koppeling tijdregistratie de optie Standaard.
12. Stel bij de optie Refresh in hoe vaak Plan-IT Werkplaats de tijdregistratie moet verversen. Standaard is 1 minuut.
13. Vul in het veld Status data directory dezelfde maplocatie in die bij Beheer in het veld Import is ingevuld.
14. Vink ook de optie Kloktijden niet weergeven op het planbord aan.

15. Ga vervolgens naar het tabblad Vervangend vervoer.
16. Vink de optie Vervangend vervoer factuur exporteren naar DMS aan.
17. Klik ten slotte rechtsonder op de knop Opslaan om alle instellingen toe te passen.

De koppeling is nu ingesteld en gereed voor gebruik.

Koppeling gebruiken

Klik onder het planbord op de knop Ververs. Rechts naast het planbord verschijnt nu het prikbord.
Onder het prikbord staat een knop Synchroniseer, klik op deze knop om alle werkorders vanuit AAS te synchroniseren naar Plan-IT Werkplaats.
Het prikbord wordt nu gevuld met alle werkorders die AAS heeft klaargezet voor Plan-IT Werkplaats.

Nu kunt u deze werkorders inplannen op de gewenste datum en tijd, bij de gewenste monteur.

1. Navigeer met de knoppen onder het planbord naar de gewenste datum.
2. Beweeg de muispijl naar de linkerzijde van de werkorder op het prikbord, die u op het planbord wilt zetten. De muispijl verandert in een handje.
3. Klik met de linkermuisknop en houdt deze ingedrukt. U kunt nu de werkorder slepen naar de gewenste tijd en monteur.
4. Laat de linkermuisknop los om de werkorder op de gewenste plek neer te zetten.

Op deze manier kunt u alle werkorders naar wens inplannen.

Wat communiceren Plan-IT Werkplaats en AAS

AAS geeft de volgende gegevens door aan Plan-IT Werkplaats:

• Wanneer er een werkorder wordt gemaakt in AAS, plaatst AAS een bestand in de Import map, waar Plan-IT Werkplaats deze kan ophalen.

Plan-IT Werkplaats koppelt de volgende dingen terug naar AAS:

• Zodra u een werkorder verplaatst van het prikbord naar het planbord, wordt de plandatum terug gekoppeld naar AAS.
  Plan-IT plaatst hiervoor een bestand in de Export map, waar AAS deze vervolgens kan ophalen.
• Zodra een vervangend vervoer reservering op de status Gefactureerd wordt gezet, plaatst Plan-IT Werkplaats hiervoor een bestand in de Export map, waar AAS deze vervolgens kan ophalen.