Sluitende kilometerregistratie


Volg onderstaande stappen om deze optie aan te zetten.




Overeenkomst selecteren


Allereerst selecteert u een vervangend vervoer overeenkomst.


  1. Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem.
  2. Selecteer de optie Systeem instellingen.
  3. Ga naar het tabblad Vervangend Vervoer.
  4. Ga in de tweede rij tabbladen naar het tabblad Instellingen.
  5. Selecteer in het veld Keuze vervangend vervoer document overeenkomst 1, 3, of 4.






Kilometerstand invullen


Vervolgens vult u bij elke vervangende auto de huidige kilometerstand in.


  1. Klik bovenaan in de menubalk op de optie Bestand.
  2. Selecteer de optie Vervangend vervoer.
  3. Klik op de knop om een vervangende auto te selecteren.
  4. Vul in het veld Kilometerstand in wat de huidige kilometerstand van de vervangende auto is.




Als de bovenstaande instellingen goed staan, zal Plan-IT ervoor zorgen dat u een sluitende kilometerregistratie heeft.




Hoe werkt het in de praktijk


Bij het inplannen van nieuwe reserveringen vult u alle gegevens in maar laat u het veld begin km nog leeg.




Wanneer een klant de vervangende auto meeneemt, zet u in Plan-IT de status van de reservering op Auto rijdt. Op dat moment haalt Plan-IT de kilometerstand op vanuit het vervangend vervoer en plaatst deze in het veld Begin km van de reservering.




De balk zal ook geel worden om aan te geven dat de klant de auto mee heeft. Op het moment dat de klant vervolgens de auto weer terugbrengt, selecteert u de optie Auto retour.




Er verschijnt een pop-up venster waarin u de kilometerstand bij terugkomst kunt invoeren.




Vul de kilometerstand in en klik op de knop Opslaan om de ingevoerde kilometerstand op te slaan in het veld Eind km in de reservering en ook in het veld Kilometerstand bij de vervangende auto. Bij de volgende reservering die u op de status Auto rijdt zet zal dan deze nieuwe kilometerstand in het veld Begin km ingevuld worden. Op deze manier heeft u een sluitende kilometerregistratie.


Het is wel belangrijk dat u bij het wijzigen van de statussen de volgorde aanhoudt zoals de klanten ook werkelijk in de werkplaats komen.


U kunt vervolgens in het vervangend vervoer venster onderaan via de knop Afdrukken een lijst genereren die per vervangende auto de kilometerstand per reservering toont. Hiermee heeft u een sluitende kilometerregistratie




Ga terug