Mail naar verhuurafdeling afhankelijk van gekozen auto
In Plan-IT is het altijd al mogelijk geweest een e-mail naar de verhuurafdeling te sturen als het vervangend vervoer vinkje wordt aangezet in de werkorder (als er geen vervangend vervoer van Plan-IT zelf gekozen wordt).
Volg onderstaande stappen om een optie aan te vinken waardoor altijd de vraag komt of er een mail naar de verhuurafdeling gestuurd moet worden.
- Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem.
- Selecteer de optie Systeem instellingen.
- Klik op het tabblad Koppelingen.
- Ga in de tweede rij tabbladen naar Mail.
- Vink de optie Altijd vraag stellen of de e-mail moet worden gestuurd aan.
Met deze optie aangevinkt zal in Plan-IT bij elke werkorder waarin vervangend vervoer is gekozen, een pop-up venster tonen met de vraag of u de vervangend vervoer e-mail wilt sturen, ook als er een eigen Plan-IT vervangend vervoer gekozen is.:
Op deze manier kunt u de verhuurafdeling laten weten wat de klant voor voorkeur heeft m.b.t. het vervangend vervoer. (U maakt dan geen vervangend vervoer aan in Plan-IT, maar verschillende type auto's).
Specifiek e-mail adres
Als laatste toevoeging is er de mogelijkheid om bij een vervangende auto een specifiek e-mail adres in te geven. Als hier een e-mail adres staat ingevuld stuurt Plan-IT de verhuur mail naar dit e-mail adres. Dit maakt het mogelijk om verschillende verhuurafdelingen te gebruiken. Afhankelijk van het gekozen vervangend vervoer gaat de mail dan naar een andere verhuurafdeling.
Om een specifiek e-mail adres in te stellen bij een vervangend vervoer:
- Klik bovenaan in de menubalk op de optie Bestand.
- Selecteer de optie Vervangend Vervoer.
- Het Vervangend Vervoer venster verschijnt. Klik bovenaan in het veld Type op de knop
om een vervangende auto te selecteren. - Vul vervolgens onderaan in het veld E-Mail een speficiek e-mail adres in waar de mail naartoe gestuurd moet worden wanneer deze vervangende auto wordt geselecteerd in een werkorder.
Als er geen specifiek e-mail adres is ingevuld bij een vervangende auto pakt Plan-IT automatisch het hoofd e-mail adres dat is ingevuld bij de Systeeminstellingen.