Leads functionaliteit instellen in Plan-IT


Leads zijn potentiële toekomstige werkplaatsbezoeken. Door opvolging te geven aan leads is de kans groot dat deze zullen resulteren in een werkplaatsbezoek.


Denk hierbij bijvoorbeeld aan een lage profieldiepte van zomerbanden die u constateert bij de winterwissel. Door een lead aan te maken zal Plan-IT bij een volgend bezoek van de klant aan de werkplaats (werkorder) een herinnering geven dat ook de zomerbanden vervangen moeten worden.


Als er geen werkplaatsbezoek gedaan wordt voordat de lead relevant wordt, zal Plan-IT deze lead automatisch in beeld tonen. U kunt dan actief met de klant contact opnemen om de klant te informeren over de eventuele vervanging van de zomerbanden voordat straks de zomerwissel aan de beurt is.


Dit zorgt voor extra omzet, maar ook voor een tevreden klant. U denkt namelijk met de klant mee.


Heeft u na het lezen van dit document nog vragen, neem dan contact op met onze helpdesk via info@plan-it.nl.





Leads aanzetten


  1. Klik bovenaan in de menubalk op de optie Systeem.
  2. Selecteer de optie Systeem instellingen.
  3. Ga in het bovenste tabblad naar de optie Koppelingen.
  4. Ga vervolgens in de tweede rij tabbladen naar Leads.
  5. Vink de optie Leads aanzetten aan om de leads functionaliteit in te schakelen.




U heeft vervolgens nog een aantal opties:


  • Aantal dagen dat een lead zichtbaar moet blijven.
    Geef hier aan hoeveel dagen van tevoren leads in beeld moeten verschijnen. U heeft dan zoveel dagen om de lead op te pakken en te behandelen.
  • Aantal maanden dat een lead in de toekomst gepland moet worden.
    Als u een nieuwe lead aanmaakt zal de datum automatisch op het hier ingesteld aantal maanden worden gezet vanaf de einddatum van de werkorder.
  • Aantal dagen dan een lead handmatig mag worden verschoven.
    De uiterste datum van een lead is met zorgvuldigheid gekozen. Het is dus niet de bedoeling dat een lead als deze eenmaal is aangemaakt, steeds maar verschoven wordt. Met deze instelling kunt u het verplaatsen van een lead naar een latere datum beperken.
  • Achtergrond kleur leads.
    Selecteer hier een achtergrondkleur voor de zijbalk waarin leads komen te staan.




Statussen aanmaken


Een lead op het planbord kan een status worden gegeven. U kunt helemaal zelf instellen welke statussen u wilt gebruiken. De status wordt met een blokje zichtbaar op de lead op het planbord.




U kunt zoveel statussen aanmaken als u zelf wilt, maar zorg ervoor dat er tenminste 1 status is waarbij de optie Klaar is aangevinkt, en 1 waarbij de optie Export is aangevinkt.




Klaar

Het kan zijn dat een lead niet resulteert in een werkorder. De lead is echter wel afgehandeld. Door de optie Klaar aan te vinken kunt u een status aanmaken die ervoor zorgt dat de lead verdwijnt. (de lead zal ook niet in de export worden meegenomen).


Export

Leads die verlopen zijn maar nog niet de status klaar hebben (dus eigenlijk leads die niet goed zijn opgevolgd) kunnen geëxporteerd worden. Na de export worden de leads omgezet naar een status waarbij de optie Export is aangevinkt. Dit zorgt ervoor dat deze leads bij een volgende export niet weer worden meegenomen.


De Export status zal in Plan-IT verder niet zichtbaar worden voor de gebruikers, leads worden door Plan-IT op deze status gezet.




Categorieën aanmaken


Categorieën zijn vergelijkbaar met hoofdbewerkingen voor werkorders: deze geven de achtergrondkleur van de lead aan. U kunt op deze manier leads duidelijk in verschillende groepen opdelen.


U kunt zelf zoveel categoriën aanmaken als u zelf wilt.


Belangrijk te melden bij de categoriën is de Import optie. U kunt namelijk leads importeren in Plan-IT.




Zo kunt u bijvoorbeeld vanuit de marketing afdeling een hele reeks aan leads klaarzetten die door de vestiging moeten worden opgevolgd. Als bij het importeren de categorie overeenkomt met een categorie in Plan-IT waarbij de import optie is aangevinkt, zal de lead automatisch de juiste kleur krijgen.


Extra functionaliteit is dat categorieën waarbij de Import optie is aangevinkt, niet achteraf door Plan-IT gebruikers aangepast kunnen worden.


Het is voor een gebruiker ook niet mogelijk bij het handmatig aanmaken van een lead om een categorie te selecteren waarbij de Import optie is aangevinkt


Er is dus een duidelijk onderscheid tussen geïmporteerde leads en handmatig aangemaakte leads.




Leads op het planbord


Wanneer u de leads optie aanvinkt verschijnt rechts naast het planbord een nieuwe zijbalk waar alle actuele relevante leads worden weergegeven.




Door met de rechtermuisknop op een lead te klikken kunt u deze openen en de details bekijken.






Een nieuwe lead aanmaken


Wanneer u een werkorder op de status klaar of opgehaald zet zal Plan-IT kijken of er voor het kenteken in de werkorder al een lead bestaat. Als dit niet zo is verschijnt er een pop-up melding met de vraag of u een nieuwe lead wilt aanmaken.




Wanneer u bijvoorbeeld de klant heeft geïnformeerd dat het profiel van de banden nog net genoeg is om door de APK keuring te komen, maar dat deze binnenkort wel vervangen moeten worden, dan kunt u hiervoor een lead aanmaken (een herinnering zodat dit bij het volgende bezoek niet vergeten wordt mee te nemen, of als het bezoek niet komt kunt u de klant bellen om een afspraak te maken voor de vervanging van de banden). In de lead kunt u rechtsboven de Einddatum aanpassen naar de datum waar u verwacht dat de klant terug moet komen om de banden te vervangen. Wanneer deze lead relevant wordt zal deze zichtbaar worden in de rechter zijbalk naast het planbord.


Een andere manier om leads aan te maken is om deze te importeren.




Leads importeren


Het is ook mogelijk om (bijvoorbeeld vanuit de marketing afdeling) leads te importeren in Plan-IT. Denk hierbij aan APK, bandenwissel of regulier onderhoud. U kunt leads klaarzetten voor uw werkplaats welke opgevolgd moeten worden binnen een bepaalde periode.


Bij het inplannen van afspraken zal Plan-IT automatisch kijken of er een lead voor het kenteken aanwezig is en dit ook melden. Zo blijven uiteindelijk alleen de leads over waarvoor nog geen afspraak staat gepland. Deze kunnen dan door de receptie worden gebeld. Uiteindelijk zullen deze leads in een werkorder resulteren of eventueel geen opdracht.


Om leads te kunnen importeren in Plan-IT maakt u in de JDS\Plan-IT\ map een Leads map aan. Vervolgens maakt u in deze map een bestand met de naam Lead.csv:




Het bestand moet als volgt zijn opgeboud:




Geef het bestand de volgende velden, gescheiden met een ; puntkomma:

Kenteken

Uiterste Opvolgdatum

Plan-IT vestigingsnummer

Achternaam

E-Mail

Telefoonnummer

Project (Categorie)

Opmerking


U kunt de import vervolgens uitvoeren door in de JDS\Plan-IT\Programs\ map te dubbelklikken op het bestand Import_Leads.exe. Alle leads die in het bestand Lead.csv staan worden hiermee geïmporteerd in Plan-IT.






Verlopen leads exporteren


Leads die niet zijn opgevolgd voor de uiterste datum is verlopen verdwijnen uit de rechter zijbalk naast het planbord venster. Een andere afdeling, bijvoorbeeld uw Klanten Contact Center (KCC), zal dan deze Leads alsnog moeten opvolgen. Om dit mogelijk te maken kunt u eenvoudig alle niet opgevolgde leads exporteren.


U hoeft hiervoor alleen het programma Export_Leads.exe in de in de JDS\Plan-IT\Programs\ map te starten:




Wanneer u dit programma uitvoert maakt Plan-IT het bestand Leadsexport.csv aan in de JDS\Plan-IT\Leads\ map, en zet Plan-IT alle geëxporteerde leads op de status geëxporteerd. Dit zorgt ervoor dat de volgende keer wanneer u het programma Export_Leads.exe uitvoert, deze leads niet opnieuw meegenomen worden.


Het is nu aan de organisatie zelf om deze Leads op te volgen. Het bestand Leadsexport.csv heeft een bepaalde indeling en kan makkelijk in bijvoorbeel Microsoft Excel worden geopend.


Het bestand moet na verwerking binnen de organisatie verwijderd worden. Als u het bestand niet verwijdert en opnieuw een export uitvoert maakt Plan-IT een tweede bestand aan met de toevoeging van de exportdatum in de bestandsnaam (om ervoor te zorgen dat er geen leads worden overschreven wanneer u per ongelijk twee keer het programma Export_Leads.exe uitvoert).




Leads verwijderen


Bij het aanmaken van een nieuwe werkorder controleert Plan-IT of er voor het kenteken in de werkorder al een lead bestaat. De gebruiker krijgt dan automatisch een overzicht van alle leads voor dit kenteken.


Hier kunt u de leads verwijderen die met het aanmaken van de nieuwe werkorder niet langer meer relevant zijn. Leads die met het aanmaken van de nieuwe werkorder niet opgelost zijn laat u dus staan (of u zorgt ervoor dat u de klant informeert en probeert deze meteen in de werkorder mee te nemen). Door een lead te selecteren en dan op de knop Verwijderen te klikken kunt u een lead verwijderen.






Leads afdrukken


In de rechter zijbalk naast het planbord zijn alle actuele leads duidelijk zichtbaar. Toch hebben sommige gebruikers de voorkeur om de leads af te drukken op papier (om eventueel aantekeningen te kunnen maken). Via de knop Daglijsten die linksonder in beeld staat kunt u actuele leads in een lijst afdrukken.








Ga terug