Afspraakbevestiging per merk

Vanaf Plan-IT Werkplaats versie 7.191.1676 is het mogelijk om per merk een eigen afspraakbevestiging template in te stellen.
Dit kan per Plan-IT Werkplaats filiaal worden geconfigureerd.


Volg hiervoor onderstaande stappen:


  1. Klik bovenaan in de menubalk op Systeem en selecteer Systeem instellingen




  1. Ga in het venster dat verschijnt naar het tabblad Koppelingen
  2. Ga vervolgens in de tweede rij tabbladen naar Mail
  3. Vul de mailserver gegevens in, als deze nog niet zijn ingevuld. Neem indien nodig contact op met uw systeembeheerder voor de juiste gegevens.
  4. Ga daarna in de derde rij tabbladen naar Afspraakbevestiging
  5. Controleer of de optie Afspraakbevestiging kunnen mailen is aangevinkt, en ook de optie Gebruik maken van een eigen HTML Sjabloon voor de afspraakbevestiging




Wanneer deze laatste optie wordt aangevinkt, komt er een veld met extra opties tevoorschijn om sjablonen toe te voegen. Als u hier niets toevoegt, maakt Plan-IT Werkplaats standaard gebruik van het bestand met de naam appointment_confirmation.html in de Plan-IT\Data map.


Er zijn verschillende opties voor de DMS systemen waar Plan-IT Werkplaats een koppeling mee heeft.
Bij sommige DMS systemen krijgt Plan-IT Werkplaats het merk goed door, dan kan er gewoon het merk ingegeven worden in het veld Merk, en het gewenste sjabloon erbij gekozen worden. Wanneer in Plan-IT Werkplaats een werkorder wordt geïmporteerd waarin dit merk wordt meegegeven door het DMS, dan gebruikt Plan-IT Werkplaats het sjabloon dat voor dit merk is ingesteld.


Het merk zoals Plan-IT Werkplaats dit van het DMS doorgestuurd krijgt staat in de werkorder achter het kenteken:




Klik in de systeem instellingen bij het tabblad Afspraakbevestiging op de knop Toevoegen.
Vul in het veld Merk het gewenste automerk in zoals dat in de werkorder komt te staan.
Vul vervolgens in het veld Pad de locatie van het te gebruiken sjabloon in:




Hou er rekening mee dat de Windows gebruikers die met Plan-IT Werkplaats werken, toegang moeten hebben tot de locatie waar het sjabloon staat. Daarom adviseren wij om een UNC-pad in te vullen, en geen stationsletter (tenzij dit voor alle gebruikers hetzelfde is).


Sommige DMS systemen sturen in plaats van het merk een merkcode naar Plan-IT Werkplaats (bijvoorbeeld de Autoline koppeling).

Door deze Code toe te voegen in de sjabloon instellingen weet Plan-IT dat de Autoline code A b.v. Audi is. Plan-IT zal dan bij het inlezen automatisch van de code A het merk Audi maken.
Dan heeft u ook meteen mooi het juiste merk in de Plan-IT werkorder staan.
Vervolgens gaat bij het versturen van de afspraakbevestiging Plan-IT kijken naar het merk, en vind dan de juiste sjabloon om te versturen.






Ga terug