FAQ


Inrichten afspraakbevestiging sjabloon






21-09-2017

Het is sinds versie 5.171.7731 van Plan-IT Werkplaats mogelijk om een volledige zelfs samengestelde afspraakbevestiging te maken.

In deze FAQ gaan we uitleggen hoe dit moet worden aangepakt.

Als eerste moet in Plan-IT aangegeven worden dat je gebruik wilt maken van deze functionaliteit. Dit kan gedaan worden in de systeeminstellingen bij de mail instellingen (zie afbeelding 1) Bij het tabblad koppelingen en daarbinnen het tabblad Mail. Onderaan staat de optie 'Gebruik maken van een eigen HTML Sjabloon voor de afspraakbevestiging'. Zet dit vinkje aan.

Vervolgens moet er een 'Appointment_confirmation.html' gemaakt worden. Deze moet in de juiste directory worden gezet. Per vestiging kan een eigen afspraakbevestiging worden gemaakt, dus in elke Plan-IT directory kan een eigen sjabloon worden gezet. Deze moet 'Appointment_confirmation.html' heten. (zie afbeelding 2)

Dit sjabloon is eigenlijk gewoon een html pagina. Deze kan u laten stylen door uw website bouwer (of iemand die verstand heeft van html) U kunt zo zelf uw hele afspraakbevestiging opmaken en voorzien van teksten.

Er zijn bepaalde triggers (tags) die toegevoegd moeten worden in te tekst om te zorgen dat Plan-IT deze behandelt en vervangt voor de waardes uit de werkorder.

Ook zijn er bepaalde triggers (tags) die zorgen dat een zin wel of niet wordt weergegeven. Dit geeft u de mogelijkheidheid om onder bepaalde omstandigheden een zin wel of niet te laten zien.

Hier een overzicht van alle mogelijke tags en hoe ze door Plan-IT worden gevuld: (afbeelding 3)

[salutation] Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de aanhef. Gebruik deze tag alleen als u zeker weet dat deze waardes ook goed in Plan-IT zijn gevuld.

[name] Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de klantnaam

[make] Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door het merk van de klant auto.

[licenseplate] Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door het kenteken van de klant auto.

[date] Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de afspraakdatum van de werkorder. Dit is de plandatum van de werkorder, tenzij het een tijdsafspraak is, dan is het de datum van de brengdatum van de tijdsafspraak

[enddate] Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de einddatum van de werkorder. Dit is de einddatum van de werkorder, tenzij het een tijdsafspraak is, dan is het de haaldatum van de tijdsafspraak.

[starttime] Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de afspraaktijd van de werkorder. Als het een wachter is dan komt hier de wachttijd te staan. Als het een tijdsafspraak is, dan komt hier de brengtijd te staan. In alle andere gevallen komt hier de starttijd te staan van het vervangend vervoer (dus de openingstijd van de vestiging)

[endtime] Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de ophaaltijd van de werkorder. Als het een deadline is dan komt hier de deadline tijd te staan. Is het een tijdsafspraak dan komt hier de haaltijd te staan. In alle andere gevallen komt hier de eindtijd te staan van het vervangend vervoer (dus de sluittijd van de vestiging)

[rc_yes/no] Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door Ja of Nee. Afhankelijk of de werkorder een vervangend vervoer vinkje aan heeft staan.

[rc_type] Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door het type vervangend vervoer wat is gekozen in Plan-IT.

[waits_yes/no] Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door Ja of Nee. Afhankelijk of de werkorder het vinkje Wachter aan heeft staan.

[price] Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door het bedrag van de prijsafspraak als deze gevuld is in de werkorder.

[reception_name] Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de volledige naam van de receptionist die de werkorder heeft aangemaakt.

[reception_function] Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door de functie van de receptionist die de werkorder heeft aangemaakt.

[reception_telephone] Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door het telefoonnummer van de receptionist die de werkorder heeft aangemaakt.

[reception_email] Deze tag wordt door Plan-IT vervangen door het email adres van de receptionist die de werkorder heeft aangemaakt.

[added_text] U heeft de mogelijkheid om bij elke afspraakbevestiging zelf nog extra tekst toe te voegen om zo de mail een persoonlijk tintje te geven. Deze tag wordt dan vervangen voor de door u ingegeven tekst. U moet deze optie aanzetten in de systeeminstellingen. Dit is het vinkje 'Vrije tekst kunnen toevoegen'. 

Alle tags zijn optioneel. U hoeft de tags dus niet te gebruiken. U kunt kiezen welke tags u wel of niet gebruikt.

Daarnaast is er ook nog de mogelijkheid om een zin wel of niet te laten zien. U zet voor een zin een tag en deze zorgt ervoor dat een zin alleen onder bepaalde voorwaarden zichtbaar wordt. Hiervoor gebruikt u deze tags: (afbeelding 3)

{not_car_collect} Deze tag zorgt ervoor dat de volledige zin achter deze tag zichtbaar wordt zolang op de werkorder niet is aangegeven dat de auto van de klant moet worden opgehaald. Als de auto van de klant dus moet worden opgehaald wordt deze zin niet weergegeven.

{not_waits} Deze tag zorgt ervoor dat de volledige zin achter deze tag zichtbaar wordt zolang op de werkorder niet is aangegeven dat de klant wacht. Als het dus een wachter is wordt deze zin niet weergegeven.

{cust_return} Deze tag zorgt ervoor dat de volledige zin achter deze tag zichtbaar wordt als op de werkorder is aangegeven dat de klant moet worden teruggebracht.

{cust_collect} Deze tag zorgt ervoor dat de volledige zin achter deze tag zichtbaar wordt als op de werkorder is aangegeven dat de klant moet worden opgehaald.

{car_collect} Deze tag zorgt ervoor dat de volledige zin achter deze tag zichtbaar wordt als op de werkorder is aangegeven dat de auto van de klant moet worden opgehaald.

{car_return} Deze tag zorgt ervoor dat de volledige zin achter deze tag zichtbaar wordt als op de werkorder is aangegeven dat de auto van de klant moet worden teruggebracht.

{price} Deze tag zorgt ervoor dat de volledige zin achter deze tag zichtbaar wordt als er een prijsafspraak bedrag is ingevuld op de werkorder.

Al deze tags zijn optioneel. U kunt zelf kieze welke tags u wel of niet gebruikt.

De volledige tekst met opmaak kan er dan zo uit komen te zien: (afbeelding 4)

Uiteindelijk maakt Plan-IT er dan een e-mail van die er als volgt uitziet: (afbeelding 5)


< Terug naar het FAQ overzicht


© 2013 JDS bedrijfsautomatisering bv. Alle rechten voorbehouden.

Deutsch